경기 용인 수지에 있는 제네바 휘트니스는 회원 400명 가까이를 관리하는 피트니스 센터입니다. 회원 수가 늘면서 기존 관리 방식에 한계를 느끼고 헤이비서를 도입했고, 이제는 예약·출입·매출까지 한 화면에서 운영하고 있습니다.
도입을 고민하는 대표님들이 가장 궁금해하실 것들 — 데이터 이전은 안전한지, 직원들은 잘 적응하는지, 실제로 뭐가 달라지는지 — 를 매장 운영을 총괄하는 매니저님께 직접 여쭤봤습니다.
도입 전, 어떤 상황이었나요
Q. 가장 불편했던 점이 뭐였나요?
"회원권 만료가 다가와도 알림이 없으니까, 매일 파일을 열어 일일이 확인해야 했어요. 바쁘면 놓치고요. 정산할 때도 현금 결제나 부분 환불이 빠져서 숫자가 안 맞는 일이 잦았습니다."
Q. 그것 때문에 실제로 손해를 본 적도 있나요?
"만료된 걸 모르고 그냥 다니시던 회원님이 계셨는데, 결국 재등록 타이밍을 놓쳐서 다른 곳으로 가셨어요. 알림만 제때 갔어도 잡았을 분이었죠."
Q. 프로그램을 바꿔야겠다고 결심한 계기는요?
"회원 수가 늘면서 기존 방식으로는 한계가 왔어요. 놓치는 게 눈에 보이는데 손이 안 따라주니까, 이건 시스템을 바꿔야겠다 싶었습니다."
왜 헤이비서였나요
Q. 여러 프로그램 중에 헤이비서를 선택한 이유는요?
"회원관리부터 예약, 출입, 매출까지 하나로 연결된다는 점이 컸어요. 여러 프로그램을 따로 쓰는 게 아니라 한 곳에서 다 되니까요. 무이자 할부랑 안면인식 출입까지 같이 되는 것도 결정적이었습니다."
Q. 도입 전에 가장 걱정됐던 건요?
"기존 회원 데이터를 옮기는 거요. 수백 명 정보가 날아가면 큰일이니까, 그게 제일 걱정이었습니다."
Q. 실제 데이터 이전은 어땠나요?
"생각보다 매끄러웠어요. 기존 회원 정보가 하나도 빠짐없이 그대로 옮겨졌고, 확인해 보니 회원권 잔여 횟수까지 정확했습니다. 남은 계약 기간을 보상받는 조건도 있어서 공백 없이, 부담 없이 갈아탔어요."
헤이비서는 타사에서 전환 시 남은 기간 승계 보상과 데이터 이전을 지원합니다.
도입 후, 무엇이 달라졌나요
Q. 가장 크게 달라진 점 하나만 꼽는다면요?
"감으로 운영하던 걸 데이터로 보게 됐다는 거예요. 오늘 매출, 만료 예정 회원, 출석 현황이 한 화면에 뜨니까 뭘 챙겨야 할지가 명확해졌습니다."
Q. 예약 관리는 어떻게 바뀌었나요?
"회원님들이 앱에서 직접 예약하니까 예약 전화가 확 줄었어요. 강사는 앱으로 오늘 예약만 확인하면 되고, 착오도 거의 없어졌습니다."
Q. 얼굴인식 출입은 어떤가요?
"카드 없이 걸어 들어가면서 인식되니까 회원님들이 편해하세요. 카드 잃어버렸다는 문의가 사라졌고, 대리 출입 걱정도 없어졌습니다."
Q. 매출·통계는 어떻게 활용하세요?
"매달 매출 추이랑 재등록률을 보면서 이벤트 시점을 잡아요. 예전엔 계산기 두드리던 걸 이제 그래프로 바로 봅니다."
Q. 무이자 할부는 계약에 도움이 됐나요?
"확실히요. 고액 PT 결제에서 무이자 12개월이 되니까 '일단 짧게'가 아니라 패키지로 바로 결제하시는 경우가 늘었어요. 성사율이 눈에 띄게 올랐습니다."
Q. 직원분들 적응은 어땠나요?
"한 번 설명 듣고 바로 쓸 정도로 직관적이었어요. 파트타임 직원도 금방 익혔습니다. 회원님들도 앱으로 예약하고 얼굴로 들어오는 걸 다들 편하다고 하세요. 요즘 회원님들은 이런 걸 당연하게 기대하시더라고요."
어떤 매장에 추천하시나요
Q. 재등록이나 매출에도 변화가 있었나요?
"만료 알림이 자동으로 나가니까 재등록 놓치는 게 줄었어요. 재등록률이 체감상 올랐습니다."
Q. 어떤 매장에 추천하고 싶으세요?
"이벤트나 매장 운영에 있어서 실제 데이터를 가지고 좀 더 나은 경영을 해보실 생각이 있으신 분들께 추천드리겠습니다."
Q. 마지막으로 한마디 부탁드립니다.
"사용해 보니까 프로그램이 직관적이라 정말 편한 것 같습니다. 주변 동종업계 대표들한테 소개 많이 하겠습니다."
인터뷰를 마치며
제네바 휘트니스가 겪던 문제 — 만료 회원 놓침, 정산 오차, 예약 전화 — 는 회원 수가 늘어난 매장이라면 어디든 겪는 일입니다. 달라진 건 도구 하나였습니다. 매장 운영을 감이 아니라 데이터로 하고 싶으시다면, 30일 무료체험(카드 등록 불필요)으로 직접 확인해 보세요.
- 문의: 02-6672-7942 / crm_heybiseo@naver.com