헬스장이나 필라테스 스튜디오를 운영하다 보면 하루가 어떻게 가는지 모릅니다. 수업 시간표 짜고, 회원 예약 전화 받고, 만료 회원 챙기고, 월말엔 매출 정산까지. 정작 중요한 회원 관리에 쓸 시간은 늘 부족하죠.
헬스장 회원관리 프로그램을 찾고 계신다면, 오늘 소개할 헤이비서를 한 번 보시면 좋겠습니다. 예약, 출입, 회원권, 매출, 급여까지 하나의 앱에서 해결하도록 만든 서비스입니다.
헤이비서란 어떤 서비스인가요
헤이비서는 헬스장, 필라테스, 요가, 뷰티샵, 학원을 운영하는 대표님과 강사님을 위한 매장 운영 통합 관리 서비스입니다.
기존에는 예약은 카카오톡으로, 회원 정보는 엑셀로, 매출은 또 다른 프로그램으로 따로 관리하는 경우가 많았습니다. 헤이비서는 이 흩어진 업무를 하나의 앱으로 모았습니다.
구성은 크게 세 가지입니다.
회원앱 : 회원이 직접 수업을 예약하고 회원권을 확인하는 앱
관리자앱 : 스케줄 관리, 회원 관리, 매출 분석, 급여 계산 (강사·대표용)
웹 관리자 : 매장 설정, 상품 등록, 통계 확인
회원은 앱으로 예약하고, 강사는 앱으로 확인하고, 대표는 매출까지 한눈에 봅니다.
- 수업 예약, 전화 응대가 사라집니다
가장 많이 바뀌는 부분이 예약입니다.
회원은 헤이비서 회원앱에서 원하는 날짜와 시간의 수업을 직접 예약합니다. 개인수업(PT)과 그룹수업(GX) 모두 지원하고, 정원이 찬 수업은 자동으로 마감 처리됩니다. 예약 변경과 취소도 앱에서 바로 가능합니다.
남은 회원권 횟수에 맞는 수업만 노출
예약 마감 시간(컷오프) 매장별 설정 가능
예약·변경·취소 시 회원에게 자동 알림 발송
수업 시간 전에 걸려오던 예약 전화가 눈에 띄게 줄어듭니다. 강사님은 앱에서 오늘 예약 현황만 확인하면 됩니다.
- 얼굴인식 출입, 카드 없이 입장
헬스장 출입 시스템도 함께 제공합니다.
회원이 앱에 프로필 사진을 등록하면, 매장 입구의 얼굴인식 기기로 카드나 앱 없이 입장할 수 있습니다. 출입 카드를 잃어버렸다는 문의, 대리 출입 문제도 자연스럽게 해결됩니다.
얼굴인식이 부담스러운 회원을 위해 키오스크(출석패드) 도 함께 지원합니다. 회원번호만 입력하면 "띵동, ○○○님 반갑습니다" 안내와 함께 출석이 기록됩니다.
입장 기록은 자동으로 쌓여서, 회원별 방문 빈도와 이용 패턴을 한눈에 확인할 수 있습니다.
- 회원권 관리와 홀딩까지 자동으로
필라테스 회원관리에서 가장 손이 많이 가는 부분이 회원권입니다.
헤이비서는 회원권의 잔여 횟수와 남은 기간을 실시간으로 계산합니다. 수업이 완료되면 자동으로 차감되고, 만료가 다가오면 회원과 매장 모두에게 알림이 갑니다.
홀딩(일시정지) 기능도 앱에서 처리됩니다. 여행이나 부상으로 못 나오는 회원이 앱에서 홀딩을 신청하면, 그만큼 만료일이 자동으로 연장됩니다. 홀딩 가능 횟수와 최대 일수는 상품별로 설정할 수 있습니다.
잔여 횟수·기간 실시간 반영
만료 예정 회원 자동 안내
홀딩 신청·승인·이력 관리
4. 매출과 경영 분석을 한 화면에서
대표님을 위한 기능도 충실합니다.
대표 대시보드에서는 오늘 매출, 이번 달 매출과 목표 달성률, 신규 회원, 결제·환불 건수, 미수금 현황까지 한 화면에서 확인할 수 있습니다.
경영 분석에서는 한 걸음 더 들어갑니다.
월말 예상 매출과 전월 대비 증감
객단가, 할부 비율, 취소율을 업계 평균과 비교
최근 12개월 매출 추세 그래프
성수기·비수기, 결제 피크 시간대 분석
"우리 매장 객단가가 업계 평균보다 낮다"는 사실을 알게 되면, 상품 구성을 바꿔야 할 시점도 보입니다.
5. 강사 급여와 인센티브 자동 계산
매달 반복되는 급여 정산도 자동화했습니다.
강사별 기본급, 세션 인센티브, 매출 보너스를 설정해 두면 이번 달 급여가 자동으로 계산됩니다. 지난달 매출과 급여도 함께 표시되어 비교가 쉽습니다.
수업 횟수를 일일이 세어 계산기를 두드리던 작업이 없어집니다.
- 회원 공지와 문자 발송
휴관 안내, 이벤트 소식, 만료 안내를 앱 푸시와 문자로 한 번에 보낼 수 있습니다.
전체 회원뿐 아니라 회원권별, 담당 강사별, 직접 선택한 회원에게만 골라 보내는 것도 가능합니다. 문자는 발송 전에 예상 비용과 대상 인원이 미리 표시되어 부담 없이 사용할 수 있습니다.
어떤 매장에 잘 맞을까요
헤이비서는 아래와 같은 매장에 특히 잘 맞습니다.
그룹수업 위주로 운영해 예약 관리가 복잡한 필라테스·요가 스튜디오
개인 PT 비중이 높아 강사별 스케줄과 급여 정산이 필요한 헬스장
회원 출입과 락커, 회원권을 함께 관리해야 하는 피트니스 센터
지점이 여러 곳이라 통합 관리가 필요한 프랜차이즈
엑셀과 수기 장부로 관리하다 회원 수가 늘어 한계를 느끼는 시점이라면, 도입을 고민해 볼 만합니다.
시작해 보세요
30일 무료체험은 카드 등록 없이 시작할 수 있습니다. 타사에서 전환하시는 경우 남은 기간 승계와 데이터 백업도 도와드립니다.
관리에 쓰던 시간을 회원에게 쓸 수 있도록, 헤이비서가 돕겠습니다.
문의: 02-6672-7942 / crm_heybiseo@naver.com